Tablas dinámicas

Perteneces al gran grupo de personas que han oído hablar de las Tablas Dinámicas, pero nunca has utilizado? Te parecen algo difícil, has intentado hacer una y no sabes ni por dónde empezar? Eres de esos usuarios que se sienten intimidados por esta poderosísima herramienta? Pues tengo que darte una gran noticia, es una herramienta fácil de utilizar, versátil, visual, y un montón de características más.

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel que nos permiten resumir y realizar cálculos de grandes volúmenes de datos. No te pierdas esta gran herramienta que además te facilitará el trabajo de una manera inimaginable y que terminará haciéndose imprescindible en tu día a día en la empresa.

No te preocupes, no es un tema difícil y además no necesitas ser un usuario avanzado de Excel, para poder realizar una Tabla dinámica, con unos simples clics, arrastrar el ratón el resultado que obtienes, es espectacular, sin fórmulas ni complicados diseños de Tablas además si no te gusta la estética del resultado, cambiando un dato, arrastrando el ratón, moviendo algún campo, obtendrás en segundos, otra perspectiva de la solución que buscas. Te cuento un poco qué son y cómo funcionan.

Tabla Dinámica que es?

Una tabla dinámica esencialmente, sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo. Permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la información que necesitamos. Sí, Sí, me puedes decir……., pero que puedo obtener? Resumir datos como?

Cuando digo resumir, me refiero a que con esos datos, al crear la tabla dinámica, puedes ver sin necesidad de realizar ninguna fórmula un sinfín de resultados.

Ponemos un ejemplo para que lo entiendas mejor. Supongamos que tenemos una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la empresa entre las cuales se encuentra una columna con la fecha de la venta, los productos de la empresa, el Comercial que ha realizado la venta, el Importe de la misma y también la ciudad donde se vende etc.

Tienes que realizar informes como por ejemplo el total de ventas por ciudad, el total de ventas por producto, las ventas realizadas por cada Comercial, por meses, trimestres, comparar con el año anterior, etc.

En lugar de utilizar fórmulas, ordenar, y filtrar datos, podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla.

(unos pocos ejemplos de los resultados que puedes obtener):

• El total de ventas de cada Comercial
• Total de unidades e importe por cada producto
• Total de ventas de cada mes o de cada año, o trimestre…
• Total de ventas de cada Comercial y producto (cuando ha vendido de cada Comercial de cada producto)
• Ventas por ciudades
• El producto mas vendido
• El promedio de ventas de cada Comercial
• ……. Y un sinfín de posibilidades.

A medida que vamos añadiendo campos a nuestra tabla dinámica, podremos ver la combinación de estos:

• • El total de ventas de cada Comercial, de cada producto por meses
  • Ranking de nuestras ventas
  • Porcentaje del total vendido por cada Comercial (del total de las ventas, (Ejm.: el Comercial1 ha vendido el 35%, el Comercial2 el 25%, etc.)

No te pongo todos los resultados posibles, todos los reportes que podemos hacer, porque sencillamente, sería interminable.

Qué más podemos hacer con las Tablas Dinámicas?

Aparte de resumir los datos por los campos que quieras, una vez realizada, podrás:

• Filtrar la información por los campos que quieras (solo 1 comercial, 2, ó más)
• Elegir la ciudad o ciudades del conjunto de las mismas, por meses
• Podrás crear tus propias agrupaciones (las ciudades 1,2,5 y 7 pertenecen a la Zona norte, la 3, 6 y 8 a la Zona sur etc. Puedes ver las ventas por las Zonas que has creado
• Realizar gráficos dinámicos (de la tabla creada, tan solo con hacer un clic, crearás un gráfico dinámico de los datos).
• Cambiar el diseño (estética) de la tabla, colores, fuentes, líneas, filas con bandas, etc., eligiendo de las muchas posibilidades que nos ofrecen.
• Cambiar los datos de origen para ver los nuevos resultados.

Te he mostrado una pequeña parte de las posibilidades de las Tablas Dinámicas, espero que te ayude a decidirte a utilizarlas, ten en cuenta, que si no, te estás perdiendo una gran herramienta de Excel, que facilitará mucho tu trabajo. Estoy segura que pronto se va a convertir en una herramienta imprescindible para ti, como lo es para los muchos alumnos a los que he enseñado el uso de las Tablas Dinámicas.

Son numerosos los cursos online, cursos con futuro para el aprendizaje y cursos con titulación oficial de las Tablas dinámicas.

Herramienta imprescindible en los departamentos de Gestión/Administración, Recursos Humanos, Producción, Ventas/Comercial, etc., de una empresa.